Durante varios encuentros con empresarios en América Latina, muchos de ellos me han dicho: —Ricardo, ¿por qué no escribes acerca del onboarding?

Este proceso de integración de nuevos empleados se ha vuelto cada vez más esencial en el entorno empresarial actual, donde muchas organizaciones enfrentan un desafío creciente: la alta rotación de talentos, especialmente entre los jóvenes, que a menudo dejan sus puestos antes de alcanzar su máximo potencial.

Por tal razón, decidí atender este pedido y reflexionar sobre el onboarding en nuestra región, explorando sus retos y proponiendo estrategias para mejorar la retención de talento.

Este artículo examina cómo un onboarding efectivo ayuda a recibir y mantener los nuevos empleados, especialmente los jóvenes, y analiza casos exitosos de empresas en Colombia, Costa Rica, Brasil y el estado de la Florida, en los Estados Unidos.

Aunque la situación actual presenta grandes retos en este tema, el onboarding efectivo puede transformar esta tendencia y permitir a las organizaciones construir una cultura organizacional fuerte y comprometida, que promueva, en lugar de una salida masiva, la llegada y permanencia en el mediano y largo plazo de un universo cada vez más grande de jóvenes que quieren trabajar para prosperar y alcanzar sus anhelos.

Cuáles son los Desafíos del Onboarding en América Latina

En América Latina, el onboarding es un proceso que a menudo se ve descuidado, resultando en una alta tasa de abandono. Según un estudio de la consultora Great Place to Work, más del 50% de los empleados nuevos en empresas latinoamericanas abandonan sus trabajos en los primeros seis meses.

Este fenómeno es especialmente notable entre los jóvenes, quienes buscan entornos laborales que no solo les brinden un salario, sino también un propósito y un sentido de pertenencia.

En países como Colombia y Costa Rica, la cultura organizacional juega un papel crucial en la forma en que los nuevos empleados son recibidos. Las empresas que no logran establecer una conexión emocional con sus empleados a menudo ven un aumento en la rotación.

En Brasil, un informe de la Asociación Brasileña de Recursos Humanos destaca que la falta de un método de onboarding estructurado puede llevar a una disminución del 40% en la productividad en los primeros meses de trabajo.

Los empresarios que desean garantizar la retención de talentos deben plantearse una pregunta crucial, reiterada siempre durante sus reuniones corporativas por WALT DISNEY: pregúntate si lo que estás haciendo hoy te acerca al lugar en el que quieres estar mañana.

Mi experiencia durante más de tres décadas en el contexto del área de las Américas me ha llevado a identificar las principales tendencias que permiten a un empresario, escribir la carta de navegación para guiar las trasformaciones de su organización, y considero que las siguientes cinco categorías temáticas son de relevancia clave para la alta gerencia al momento de enfrentar varios de los problemas relacionados con el onboarding:

1. Expectativas no cumplidas: Muchos jóvenes ingresan a empresas con expectativas elevadas sobre su rol y oportunidades de crecimiento. La falta de alineación entre estas expectativas y la realidad del trabajo puede llevar a la desilusión y al eventual abandono.

Muchas empresas registran una falta de estructura y carecen de un programa formal de onboarding, lo cual conlleva a una experiencia inconsistente y a menudo confusa para los nuevos empleados.

2. Falta de integración: El onboarding a menudo se ve limitado a procesos administrativos. Esto significa que los nuevos empleados no se sienten parte del equipo desde el principio. La desconexión social puede intensificar el deseo de buscar oportunidades más gratificantes en otros lugares.
3. Cultura organizacional deficiente: La cultura de trabajo puede influir significativamente en la satisfacción laboral de los jóvenes. Un ambiente tóxico o poco acogedor puede hacer que los nuevos empleados se sientan inseguros y, en última instancia, decidan buscar nuevas oportunidades.

La desconexión entre los valores de la empresa y la experiencia del empleado puede resultar en una falta de compromiso y motivación.

4. Desafíos de comunicación: La falta de comunicación efectiva entre los nuevos empleados y sus supervisores puede crear una brecha en la comprensión de las expectativas y responsabilidades. Esto puede provocar confusión y, en última instancia, frustración.
5. Influencia de la Tecnología: La adopción insuficiente de herramientas tecnológicas puede obstaculizar el proceso de onboarding. Las empresas que no utilizan plataformas digitales para facilitar la integración corren el riesgo de caer en prácticas obsoletas.

Ahora bien, ¿es este un mensaje de pobreza y dramatismo? No por supuesto. Al contrario, es uno de esperanza y oportunidad para despertar y fortalecer un sentimiento de reflexión entre los empresarios a los cuales me refiero para que eviten que su productividad se vea afectada y mantengan el flujo constante hacia el éxito, alcanzando la prosperidad, el éxito y la abundancia universal que los beneficia a ellos, a la sociedad, a la nación y a la región como tal en los diferentes mecanismos de productividad y enlace comercial.

Mi pronóstico positivo utilizando estrategias para mejorar el Onboarding

A pesar de estos desafíos, con los cuales se confrontan los empresarios, hay múltiples estrategias y caminos que las organizaciones pueden implementar hacia la mejora de su modelo.

Las empresas que despliegan un onboarding efectivo no solo reducen la rotación, sino que también aumentan la productividad y la satisfacción laboral. Revisemos a continuación cuatro estrategias clave.

1. Establecimiento de expectativas claras: Las empresas deben proporcionar información clara y transparente sobre el rol y las oportunidades de desarrollo desde el primer día. Esto ayuda a alinear las expectativas de los jóvenes con la realidad del puesto. De sus oportunidades y del panorama que pueden ayudar a dibujar si se les brinda apoyo real y se les proporción las herramientas, los mecanismos y los medios para que ejerzan su creatividad, su talento y la gran capacidad que poseen.

Crear espacios para que los nuevos empleados se integren socialmente puede ser una herramienta poderosa. Actividades grupales, almuerzos informales y mentorías pueden fomentar un ambiente de trabajo colaborativo.

2. Integración social: Facilitar la creación de conexiones sociales desde el inicio puede ser un factor decisivo en la retención. Actividades de team building, mentorías y encuentros informales pueden hacer que los nuevos empleados se sientan valorados y conectados. Siempre he considerado que somos una red humana y como tal debemos comprender la dinámica que nos une desde nuestro interior con el entorno y la grandiosidad del universo. Cada uno de nosotros es único e irrepetible, pero en conjunto somos capaces de construir lo inimaginable, proporcionado resultados de incalculable valor agregado.
3. Clima organizacional positivo: Promover un entorno inclusivo y solidario desde el principio es esencial. Las organizaciones deben esforzarse por crear un ambiente corporativo que valore la diversidad y fomente la colaboración. Somos responsables de lo que hemos domesticado, escribió ANTOINE DE SAINT-EXÚPERY en El Principito. Y es verdad, si traemos a nuestra vida personas, nuestra responsabilidad es inmensa e irrenunciable. De nuestro compromiso depende en gran parte el éxito de cada individuo y el de nosotros como equipo.

Fomentar una cultura inclusiva y positiva que refleje los valores de la empresa puede ayudar a que los nuevos empleados se sientan respetados y comprometidos.

4. Tecnología en el Onboarding: La tecnología juega un papel crucial en la modernización del programa de onboarding. Plataformas digitales pueden facilitar el acceso a la información, las tareas administrativas y los recursos de aprendizaje, mejorando la experiencia del nuevo empleado.

Hoy en día, la creciente tendencia del uso de la inteligencia artificial es crucial en los procesos de los distintos departamentos de la organización. Esta tecnología abre un universo de oportunidades para fomentar la creatividad y poner en marcha la innovación.

Plataformas de onboarding digital, como SAP SuccessFactors o BambooHR, permiten personalizar la experiencia de integración, proporcionando a los nuevos empleados acceso a información y recursos en tiempo real.

Ningún escenario planetario puede ser concebido hoy sin el conocimiento, la integración y la utilización de los diferentes avances tecnológicos, enfocados en las necesidades y oportunidades de cada empresa para que pueda alcanzar desempeños exitosos y crecimientos de alta productividad.

Traigo aquí algunos casos de éxito en los procesos de Onboarding

Con base en lo anterior, examinemos algunos ejemplos de empresas en la región, con estrategias exitosas en los mecanismos de incorporación de personal:

Colombia

• Uno de los bancos de mayor tradición en el sector financiero del país, Bancolombia, ha desarrollado un programa de onboarding integral que no solo se enfoca en la capacitación técnica, sino que también aborda la integración cultural. A través de su plataforma digital, los nuevos empleados pueden conocer a sus compañeros y acceder a recursos de formación, lo que mejora su experiencia desde el primer día.
• La compañía de telecomunicaciones Claro ha implementado un sistema de onboarding que involucra capacitaciones continuas y feedback regular, lo que ha llevado a una reducción del 15% en la rotación de empleados.

Costa Rica

• Café Britt, empresa que produce y comercializa café gourmet, chocolate y otros productos, ha implementado un programa de mentoring que empareja a los nuevos empleados con mentores experimentados. Esto no solo ayuda a la integración social, sino que también proporciona orientación y apoyo, lo que resulta en una mayor retención. Considero que es un caso de singular excepción que vale la pena destacar y celebrar, pero también de utilizar como un ejemplo piloto para multiplicar experiencias similares y por qué no, más enriquecedoras también no solo en esa línea de negocio sino también en otros renglones de la economía empresarial.
• La empresa de alimentos Florida Ice & Farm, con sede en la provincia de Heredia, Costa Rica, ofrece un catálogo que supera más de 2000 productos, los cuales se comercializan en más de 15 países. Ellos, han optado por un enfoque de onboarding digital, facilitando el acceso a materiales y recursos, lo que ha mejorado la experiencia de los nuevos empleados.

Brasil

• Nubank, una de las Fintech más grandes de América Latina, ha optimizado su onboarding a través de herramientas digitales interactivas que permiten a los nuevos empleados aprender sobre la cultura y los valores de la empresa de manera inmersiva. Esto ha contribuido a una experiencia positiva que fomenta la lealtad. Es uno de los ejemplos más eficientes en cuanto al uso e integración de recursos digitales para fortalecer la cultura organizacional y la identidad de sus colaboradores. Si amas lo que haces, estás dispuesto a darlo todo, aquí y ahora.
• Natura, hoy en día, ha creado un onboarding inmersivo donde los nuevos empleados participan en talleres sobre la historia y los valores de la empresa. Esto ha logrado un 90% de satisfacción entre los nuevos empleados. La empresa también es pionera en la industria cosmética gracias a su enfoque ético y ambiental, impulsado en gran parte por la visión de ANITA RODDICK, fundadora de The Body Shop. Tuve la oportunidad de conocer a esta mujer excepcional, quien falleció a causa de un cáncer en 2007. Ella creó el imperio cosmético The Body Shop.
• The Body Shop lideró un hito porque no probaba sus productos en animales, e integró los mecanismos de una producción ambiental que siempre mantenía un desempeño ético y de gran responsabilidad y compromiso, llegando al diseño y despliegue de avanzadas estrategias para evitar el deterioro ambiental y la protección no solo de la naturaleza sino de los seres humanos. Su modelo de producción en la industria cosmética mundial la puso por encima de los adelantados por gigantes como PROCTER & GAMBLE y UNILEVER.

Florida (Estados Unidos)

• Ultimate Software, es una empresa multinacional de tecnología estadounidense que desarrolló y vendió UltiPro, un sistema de software de gestión de capital humano basado en la nube para empresas. Está localizada en Weston, Florida, en los Estados Unidos, y su fundación se remonta a comienzos de los noventa. Cuando la visité en 2001 ya daba muestras de su enorme potencial. Para el 2019, contaba con más de 5 mil empleados.

Ellos han establecido un programa de onboarding que destaca la importancia de la cultura organizacional, y para ello utilizan videos y sesiones interactivas.  La empresa asegura que los nuevos empleados comprendan los valores y objetivos de la organización desde el principio.

• Lynn University, esta se encuentra en Boca Ratón, Florida, en los Estados Unidos y me sorprendió el enfoque integral de onboarding para estudiantes y empleados, el cual se enfoca en el concepto de la creación de una comunidad, donde todos se ayudan. Recordé de inmediato la cultura japonesa donde viví por cuatro meses y me dejó marcado ese particular hecho de protegerse y ayudarse entre todos como una colmena de abejas. La universidad organiza eventos para que los nuevos integrantes se conozcan y se integren rápidamente, lo que resulta en una mayor satisfacción y retención.

La importancia de una cultura organizacional sólida y la tecnología en el Onboarding

Un ambiente corporativo sólido es crucial para que los jóvenes se sientan parte de la empresa y se identifiquen con ella. La implementación de tecnologías de onboarding, como plataformas de aprendizaje en línea, no solo facilita el acceso a la información, sino que también permite una mayor interacción y personalización del sistema. Las empresas que utilizan tecnología para potenciar su onboarding logran mejorar la experiencia del empleado, facilitando su adaptación y aumentando su compromiso a largo plazo.

En conclusión, un onboarding bien diseñado y desplegado con efectividad, seguimiento y mejoramiento continuo, no solo reduce la rotación, sino que establece las bases para un futuro empresarial próspero en América Latina.

A través de un programa estructurado que incluya expectativas claras, integración social y el uso de tecnología, las organizaciones pueden mejorar la experiencia de sus nuevos empleados.

Además, una cultura empresarial sólida fomenta el sentido de pertenencia, el cual es clave para la retención a mediano y largo plazo. Con el enfoque adecuado, las empresas no solo retienen el talento, sino que también fortalecen su posición en un mercado cada vez más competitivo, donde los retos de la virtualidad provocan desplazamientos y abandonos si no se saben integrar estas dos orillas para encausar el potencial  que le permite navegar hacia el éxito a las comunidades empresariales y a las sociedades del siglo 21, en esta nueva era digital donde la inteligencia artificial está a punto de crear una nueva civilización, y aun muchos no comprenden la dimensión de esta realidad.

El onboarding es una inversión clave para el futuro de las empresas en América Latina. Implementar un proceso estructurado, que integre tecnología y fomente una cultura organizacional sólida, no solo mejora la experiencia de los empleados, sino que también refuerza el compromiso y la retención del talento a largo plazo.

Los empresarios de hoy no pueden permitirse el lujo de ignorar esta responsabilidad. Implementar un onboarding efectivo puede marcar la diferencia entre el éxito sostenido y el estancamiento organizacional. Recuerden lo que afirmó ABRAHAM LINCOLN, no se puede escapar de la responsabilidad del mañana evadiéndola hoy.

Texto de RICARDO GIRALDO